El accionista/empleado incurre y paga los gastos y luego presenta los recibos a su corporación S para su reembolso. Luego, la corporación S deduce los pagos como gastos comerciales y los reembolsos se excluyen de los salarios de los accionistas/empleados.
Si no hay un plan responsable, entonces la corporación S trata el reembolso como salarios de accionistas/empleados sujetos a impuestos y el accionista/empleado trata los gastos como gastos comerciales de empleados no reembolsados, sujeto a la limitación de AGI 2% para deducciones detalladas diversas (que actualmente no son deducibles). ).
Los contribuyentes en este caso eran marido y mujer, accionistas iguales de una corporación S de propiedad absoluta. Operaban su negocio desde una oficina en su casa. Los contribuyentes afirmaron que tenían un plan de rendición de cuentas con su corporación S. Por lo tanto, los reembolsos de su corporación S por su oficina en casa y los gastos de viaje no deben incluirse en sus ingresos brutos. El IRS afirmó que no tenían un plan responsable y, por lo tanto, los reembolsos deberían tratarse como salarios y los gastos deberían tratarse como gastos comerciales de los empleados no reembolsados.
El tribunal señaló que las reglas para un plan responsable se rigen por la sección 62(a)(2)(A) del IRC. Para calificar como un plan responsable, dicho plan debe cumplir con los siguientes requisitos.
- Los reembolsos deben ser únicamente para gastos comerciales que estén permitidos como deducciones pagadas o incurridas por el empleado en relación con la prestación de servicios como empleado del empleador.
- Cada gasto comercial debe ser justificado ante el pagador dentro de un período de tiempo razonable.
- Los reembolsos por viajes, entretenimiento, uso de un automóvil de pasajeros u otra propiedad listada, u otros gastos comerciales regidos por la sección 274(d) del IRC deben cumplir con los estrictos requisitos de justificación de la sección 274(d) del IRC y regulaciones relacionadas.
- Los reembolsos no sujetos a la sección 274(d) del IRC requieren que se presente información al pagador que sea suficiente para permitirle identificar la naturaleza específica de cada gasto y concluir que el gasto es atribuible a las actividades comerciales del pagador.
- Cualquier cantidad reembolsada que exceda de los gastos justificados deberá ser devuelta al pagador en un plazo razonable.
La sección 62(c) del IRC aclara además que un acuerdo no será tratado como un reembolso u otro acuerdo de asignación de gastos para los fines de la sección 62(a)(2)(A) del IRC si:
- No requiere que el empleado justifique los gastos cubiertos por el acuerdo a la persona que proporciona el reembolso, o
- Proporciona al empleado el derecho a retener cualquier monto que exceda los gastos justificados cubiertos bajo el acuerdo.
En el juicio, la hermana del contribuyente, que era vicepresidenta de la empresa de preparación de impuestos que preparaba las declaraciones de impuestos de la corporación S, testificó que la corporación S tenía un plan de rendición de cuentas no escrito. El contribuyente afirmó en su testimonio que, si bien pudo haber discutido un plan de rendición de cuentas con sus contadores, su corporación S no tenía nada formal.
El tribunal señaló que si bien un plan responsable no necesariamente tiene que estar por escrito, debe haber, como mínimo, alguna evidencia extrínseca que indique que dicho plan existe. Por ejemplo, si los contribuyentes participaron en un proceso formal mediante el cual recopilaron toda la documentación relevante para fundamentar los supuestos gastos y luego se reembolsaron de la cuenta corporativa los montos exactos asociados con los gastos, dicha evidencia podría ser suficiente para corroborar la existencia de un plan responsable no escrito.
El tribunal declaró que el expediente aquí carece notablemente de tal acontecimiento. Aparte del testimonio del contribuyente y su hermana sobre su intención subjetiva de establecer un plan contable, no hay evidencia en el expediente que sugiera que la corporación S exigiera al contribuyente que fundamentara sus gastos o devolviera cualquier monto recibido que excediera esos gastos. De hecho, el contribuyente testificó que con respecto a los casos en los que transfirió dinero de la corporación S a su cuenta personal, dichos hechos podrían haber sido tanto para un reembolso como para una distribución. Además, de las numerosas transferencias documentadas entre la cuenta corriente de la corporación S y la cuenta corriente del contribuyente, no existen registros que identifiquen el propósito de ninguna transferencia específica.
Por lo tanto, no hay evidencia creíble en el expediente que indique que la corporación S tenía un plan responsable que cumpliera con todos los requisitos establecidos por las regulaciones. Debido a que la corporación S no tenía un plan contable, todos los gastos incurridos personalmente por el contribuyente en relación con su empleo en su corporación S se consideran gastos comerciales del empleado no reembolsados.
